Slack est une plateforme de communication collaborative qui offre un espace de travail virtuel où les utilisateurs peuvent échanger des messages instantanés, collaborer sur des projets, partager des fichiers et intégrer divers outils et applications. L'objectif principal de Slack est de créer du lien et de simplifier la communication entre les mentors, les étudiants, les coachs et les alumni. Découvrons ensemble comment appréhender cet outil :
Quelles sont les règles de modération sur Slack ?
Puis-je créer des groupes et y inviter d’autres mentors / étudiants ?
Est-ce que je peux réaliser les sessions / soutenances sur Slack ?
Je n'ai pas reçu l'invitation, que faire ?
Je n'arrive pas à me connecter, que faire ?
Puis-je contacter les Mentorship Managers via Slack ?
Comment utiliser le chatbot Slack ?
Comment démarrer ?
Lorsque vous devenez mentor, vous recevez une invitation pour créer un compte lié à votre email mentor et rejoindre Slack. Si vous n’avez pas reçu votre invitation, nous vous invitons à nous le signaler via le formulaire de contact.
Par défaut, l'invitation vous permettra d'accéder aux canaux suivants :
- oc-m-annonces ;
- oc-m-general-fr ;
- m-café ;
- m-freelance-fr ;
- m-je-suis-perdu-e ;
- oc-m-lenomdevotreparcours, exemple : oc-m-dev-web-fr ;
En tant qu'utilisateur, il y aura des fonctionnalités auxquelles vous n'aurez pas accès mais vous pouvez configurer un certain nombre de paramètres depuis votre profil, comme la réception des notifications.
Par défaut, vous pouvez interagir avec tous les autres mentors et étudiants de la communauté, au travers de différents canaux existants. Vous avez également la possibilité de créer vos propres canaux pour organiser des discussions privées avec vos étudiants ou avec d'autres mentors sur un sujet bien précis.
Si l'outil Slack est une découverte, nous vous conseillons la lecture de Premiers pas sur Slack pour comprendre comment configurer votre profil et envoyer des messages.
Pourquoi utiliser Slack ?
Utiliser Slack est facultatif, néanmoins nous y voyons de nombreux avantages. Concrètement, il existe de nombreuses raisons d'utiliser cet outil :
- Contacter vos étudiants et d'autres mentors en direct.
- Rester au courant des mises à jours sur votre parcours et ses projets (oc-m-nomdevotre parcours).
- Être au courant des nouveautés opérationnelles, pédagogiques, comptables qui concernent votre mission (oc-m-annonces).
- Échanger des documents, des connaissances, des bonnes pratiques, des tuyaux avec d'autres mentors.
- Élargir votre réseaux.
- Identifier de supers profils pour votre entreprise.
- Y compiler vos ressources clés pour la mission : vous pouvez vous créer des dossiers privés.
Glossaire :
Slack utilise une terminologie bien spécifique qui nécessite quelques temps d'adaptation mais pas de panique, la navigation se fait facilement et vous aurez l'outil en main d'ici quelques temps. Faisons d'abord un point sur le vocabulaire adopté par OpenClassrooms :
Les canaux réservés aux mentors :
- oc-m-annonces : nous y postons des annonces importantes ou pratiques qui concernent l'ensemble des mentors.
- oc-m-general-fr : permet aux mentors de différents parcours d'échanger.
- oc-m-nomdevotreparcours : permet aux mentors d'un même parcours d'échanger sur les projets où ils accompagnement leurs étudiants.
- Les canaux commençant par "oc-m" sont des canaux créés par nos équipes.
- Les canaux commençant par "m-", exemple "m-café", sont des canaux créés par des mentors. Car en effet, vous avez cette possibilité afin de créer des communautés autour d'un sujet qui vous tient à coeur.
- -fr- : signifie que le canal est réservé aux mentors francophones. Il permet de différencier les projets qui ont le même nom en Anglais et en Français.
Les canaux pour les étudiants :
- oc-parcours, oc-le-bistrot, oc-offre-de-stage, etc : les canaux étudiants se distinguent des canaux mentors par l'absence de "m" dans leur intitulé.
Autres :
- occommunity : il s'agit de notre organisation ; c'est à dire la structure mère dans laquelle toutes les communautés Slack d’OpenClassrooms ont été créées.
- workspace : il s'agit d'un espace de travail. En tant que mentor francophone vous rejoignez le workspace OC - Mentor FR.
- canal : terme utilisé pour désigner le groupe où un ensemble d’utilisateurs est réuni sur un sujet commun. Certains canaux sont accessibles uniquement sur invitation, d'autres sont publics.
Liens utiles
En entête des canaux mentors (oc-m), sont disponibles des raccourcis pour vous faciliter la vie:
- la bibliothèque des enregistrements des webinaires.
- les cours OpenClassrooms liés à la pédagogie et au mentorat.
- le formulaire de contact.
- la page calendly pour prendre RDV avec les Mentorship Managers.
- la liste de tous les canaux mentors créés par OpenClassrooms.
Raccourcis
Afin d'aider à l'accessibilité des ressources citées juste au dessus, nous avons mis en place quelques raccourcis. Voici les mots clés et les ressources correspondants programmés pour l'instant :
| Mots clés | Résultat |
|
replay
enregistrement
bibliothèque
|
Partage du lien pour accéder à la bibliothèque. |
|
calendly
rendez-vous mentorat
prendre rendez-vous
|
Partage du lien calendly pour prendre rdv avec le responsable mentorat de votre parcours. |
|
Conformité - qui est concerné ?
devoir de vigilance
|
Partage des informations relatives aux obligations légales financières, auxquelles OpenClassrooms et ses prestataires doivent se conformer. |
Pour les utiliser :
1. Rendez-vous sur votre propre canal Slack, menu de gauche, en bas de la liste des canaux. Écrire dans votre propre canal éviter de spammer les autres canaux. Exemple:
2. Entrez le mot clé, exemple : "replay", et envoyez :
3. Le chat bot va vous répondre et vous partager immédiatement le lien vers la ressource désirée :
Quelles sont les règles de modération sur Slack ?
Nous tenons à ce que les canaux de Slack soient des endroits de collaboration et de bienveillance. Les règles d'éthique préconisées dans votre contrat concernent également l'usage que vous pourrez faire de cet outil. Pour en savoir plus, nous vous invitons à parcourir l'article Slack - charte d'utilisation.
Nous tenons compte des comportements et propos qui ne sont pas professionnels. Des comportements inappropriés peuvent conduire à une fin de collaboration, pour le bien de tous.
Puis-je créer des groupes et y inviter d’autres mentors / étudiants ?
Tout à fait ; vous avez deux options :
- Créer un message direct en y invitant un ou ou plusieurs autres membres.
- Créer un canal et y inviter vos étudiants
L'article Créer un canal du centre d'aide de Slack vous guidera.
Est-ce que je peux réaliser les sessions / soutenances sur Slack ?
Sessions et soutenances doivent être programmées, documentées et organisées depuis la plateforme d'OpenClassrooms. Plus d'informations à ce sujet dans les rubriques :
Je n'ai pas reçu l'invitation, que faire ?
Contactez notre équipe support en passant par le formulaire de contact. Le nécessaire sera fait dans les plus brefs délais.
Je n'arrive pas à me connecter, que faire ?
Si un compte existe bien avec votre adresse email mentor, alors vous devriez pouvoir accéder à Slack depuis votre tableau de bord mentor, dans le menu de gauche, rubrique "Communauté.
Dans un premier temps, nous vous conseillons de relancer votre connexion sur le site web de slack ou depuis votre tableau de bord mentor, dans le menu à gauche, vous devriez voir un onglet Communauté (cf impression écran en PJ).
Si vous êtes bloqué, la 3ème option de connection, email + mot de passe, vous permettra de rejoindre la Communauté.
Vous pouvez également tenter de réinitialiser votre connexion via ce lien fourni par l'équipe support Slack.
Si le problème persiste, contactez notre équipe support.
Puis-je contacter les Mentorship Managers via Slack ?
Vous ne pouvez pas contacter l'équipe directement depuis Slack. Nous avons parametré l'espace de la sorte afin de garder un certain contrôle sur le nombre de messages reçus par jour. Pour nous écrire, nous vous invitons à passer par le formulaire de contact. Le lien du formulaire est également accessible depuis la barre de favoris sur oc-m-general.
Comment utiliser le chatbot Slack ?
Nous avons configuré quelques automatisations pour rendre plus accessible un certain nombre de ressources directement depuis Slack. Cette liste sera mise à jour dès qu'un nouveau message automatique sera programmé. Vous trouverez ci-dessous la liste des mots clés qui vous permettront d'obtenir le support du chatbot pour un besoin bien précis.
Le chatbot est actif pour l'ensemble de l'espace de travail Slack dédié aux mentors. Nous conseillons d'y faire appel sur votre propre canal afin de ne pas spammer les autres canaux 😁 ! Votre propre canal est accessible à gauche de votre interface, tout en bas du menu des canaux auxquels vous êtes abonnés, rubrique "messages directs". Voir illustration ci-dessous.
| Besoin | Mot(s) clé(s) à écrire sur votre espace |
| Accéder à l'enregistrement d'un webinaire |
replay
replay du webinaire
enregistrement du webinaire
|
| Prendre rendez-vous avec un Responsable Mentorat |
calendly
rendez-vous mentorat
|
| Questions concernant le devoir de vigilance |
Devoir de vigilance
collecte des documents légaux |
Exemple :