Pour bien comprendre les règles, il faut noter que chez OpenClassrooms, existent 3 types de sessions : session de mentorat (session de découverte comprise), session de bilan et session de soutenance. Sur la plateforme, les sessions de mentorat de session de bilan ont le même statut et sont faites par le mentor accompagnateur. Les sessions de soutenance sont faites par un mentor évaluateurs (filmées).
Les modalités de sessions sont définies sur l'espace mentor. Les durées et fréquences sont indiquées pour chaque apprenant. En tant que mentor vous êtes tenus de planifier en accord avec votre apprenant votre prochaine session de mentorat ou de bilan. La plateforme vous donnera des indications sur les dates et périodes recommandées pour ce faire. Cela ne vous empechera pas de planifier tout de même la session.
Comment s'assurer qu'il n'y aura pas une session de mentorat et une soutenance la même semaine ? Lorsque vous programmez des sessions de mentorat ou de bilan, alors, nous vous recommanderons les dates conformes à cette organisation. Une pop-up s'affichera sur les dates recommandées.
Table des matières
- Cas spécifiques liés aux soutenances
- Gestion des règles pour un apprenant financé par un employeur
- Gestion des retards et absences
Cas spécifiques liés aux soutenances
Votre apprenant doit passer en rattrapage, que faire ?
Oui, le cumul est autorisé. Si un étudiant doit repasser sa soutenance suite à une invalidation, une nouvelle session devra être organisée en accord avec l’évaluateur et l’apprenant, soit la semaine en cours, soit la semaine suivante. Dans ce cas, le rattrapage pourra exceptionnellement avoir lieu la même semaine qu’une session de mentorat ou de bilan.
Votre apprenant ne s'est pas présenté à sa soutenance, peut-il faire une session de mentorat la même semaine ?
Non. Une absence en soutenance ne justifie pas la planification d’une session de mentorat ou de bilan sur la semaine dédiée à la soutenance.
Un apprenant déjà en formation vous est transféré et une soutenance est prévue cette semaine. Peut-il faire une session de mentorat ?
Oui. Lorsqu’un apprenant vous est attribué en cours de formation et qu’une soutenance est planifiée la semaine du transfert, vous pouvez organiser la première session de mentorat cette même semaine pour assurer un bon démarrage de l’accompagnement.
Que faire si l’évaluateur annule ou ne se présente pas à la soutenance ?
Si la soutenance peut être replanifiée dans la même semaine, tant mieux. Si elle doit être reportée à la semaine suivante en raison de contraintes d’organisation, elle pourra alors exceptionnellement avoir lieu la même semaine qu’une session de mentorat ou de bilan. La plateforme vous indiquera que la planification n'est pas recommandée, mais dans ce cas précis, une exception est possible.
Cas spécifique du projet 1 (P1) : comment organiser les sessions ?
Pour le projet 1, une session de bilan ou de mentorat sera systématiquement organisée.
La session de mentorat ou la session bilan ne peut être programmée le même moment que la session de soutenance. Si le P1 de votre apprenant se termine par une soutenance où vous êtes également l’évaluateur, veuillez nous contacter pour ajuster l’organisation. ❗Tous les P1 seront soldés par une session de bilan. Si des mises à jour n'ont pas encore été réalisées et que le P1 de votre apprenant se solde par une soutenance dont vous êtes (vous, mentor accompagnateur) évaluateur, alors il convient de nous contacter.
Je suis mentor accompagnateur et évaluateur d'un projet, comment organiser la soutenance ?
La soutenance doit être planifiée dans le respect du principe d'un rendez-vous par semaine. Elle devra donc avoir lieu la semaine suivant la session de mentorat ou de bilan. Soutenance et session de mentorat ne sont pas cumulables sur une même semaine.
Cas spécifique d'un étudiant RQTH avec aménagement
Oui, si l'attestation précise que l'aménagement d'une session cumulable de session de mentorat et/ou bilan est cumulable avec la soutenance, alors cela peut être accepté.
Gestion des règles pour un apprenant financé par un employeur
Ces apprenants ne peuvent pas bénéficier d'une session de mentorat ou d'une session de bilan la même semaine que les sessions de soutenances. Conseil : vérifiez toujours l'espace apprenant pour connaître les durées et fréquences de leurs sessions ! Si votre étudiant en fait la demande, veuillez l'inviter à écrire au centre d'aide directement.
Gestion des retards et absences
Votre apprenant a pris beaucoup de retard (>30%), que faire ?
Si un retard important est identifié par les Conseillers Pédagogiques, un échange est organisé avec l’apprenant pour définir un plan d’action. Les sessions supplémentaires ne peuvent être planifiées qu’à l’initiative d’OpenClassrooms et apparaîtront dans le tableau de bord de l’étudiant.
Votre apprenant est positionné sur le dernier projet, que faire?
OpenClassrooms doit donner son accord. L'étudiant doit en faire la demande à son conseiller pédagogique.
Votre apprenant doit passer deux soutenances (ou plus) sur différents projets, que faire?
OpenClassrooms doit donner son accord. L'étudiant doit en faire la demande à son conseiller pédagogique.
Que faire si je m’absente une semaine en tant que mentor ?
Vous pourrez exceptionnellement programmer une session supplémentaire la semaine précédant ou suivant votre absence. Dans ce cas, merci d’indiquer cette information en commentaire sur l’espace apprenant. Vous trouverez davantage d'informations dans cet Gérer une indisponibilité.
Votre apprenant vous informe que l'évaluateur a dû annuler ou bien qu'il n'était pas présent à la soutenance, que faire ?
Oui, dans le cas présent, si la soutenance peut être replannifiée sur la semaine initialement prévue, alors tant mieux. Si l'organisation de chacun implique que la soutenance soit reprogrammée à la semaine suivante (vu avec l'évaluateur initial ou bien programmation avec un nouvel évaluateur), alors la soutenance pourra avoir lieu sur la même semaine que votre session de mentorat ou de bilan. La plateforme vous indiquera que les dates ne sont pas recommandées, mais dans ce cas spécifique vous pouvez tout de même programmer une nouvelle session.
Le financement de mon apprenant se termine bientôt, puis-je faire une session en plus de ce qui est recommandé ?
Le cumul de session de mentorat ou de session bilan avec une soutenance n'est pas acceptée pour une fin de financement. Certaines exceptions peuvent être faites pour des étudiants en fin de formation. Si votre étudiant en fait la demande, veuillez l'inviter à écrire au centre d'aide directement.
NB : si votre session de mentorat ou de bilan est programmée un jour fixe de la semaine, nous soulignons que cela ne change pas la définition d'une "semaine", de lundi à dimanche, et que donc le rythme d'un rendez-vous par semaine, s'applique bien à la notion temporelle du lundi au dimanche. Par exemple, si votre session a toujours lieu le vendredi, nous ne considérons pas que le terme "semaine" s'applique du vendredi au jeudi suivant.
Vous avez en tête d'autres particularités ? N'hésitez pas à solliciter nos équipes pour que nous les abordions ensemble.