Si vous avez besoin de prendre une pause dans la mission de mentor ou que vous êtes tout simplement indisponible pour effectuer une session de mentorat, nous vous invitons à organiser le transfert du ou des étudiants que vous accompagnez afin d'assurer la continuité pédagogique de l’accompagnement.
En effet, les sessions de mentorat doivent obligatoirement garder un rythme hebdomadaire (obligation contractuelle liée au financement des étudiants).
Les transferts peuvent être organisés avec ou sans notre aide. Attention, les transferts sont immédiats, ils ne peuvent pas être programmés à l'avance ou à une date précise. Il convient donc d'effectuer les transferts au moment où vous en avez besoin.
À noter : Si vous souhaitez transférer votre étudiant de manière définitive ou dans le cadre d'une pause de longue durée, nous vous invitons à nous contacter.
Sommaire :
Transfert des étudiants selon les types de financements
1. Financé par un organisme tiers :
Comment réaliser les transferts ?
Vous n'avez pas trouvé de mentor disponible ou bien le transfert ne fonctionne pas ?
Transfert des étudiants selon les types de financements
1. Financé par un organisme tiers :
Peu importe le temps de votre indisponibilité, il est impératif de réaliser le transfert à un nouveau mentor dès que possible car les étudiants doivent honorer leur obligation d'assiduité. Une session non planifiée a un impact sur le déroulé pédagogique et le suivi administratif de leur formation. Il doit obligatoirement avoir une session chaque semaine, sans pause, tout au long de leur formation.
N.B : Si vous interrompez votre activité durant moins d'une semaine (soit 1 session) : nous vous conseillons de conserver les étudiants concernés, s'ils sont d'accord pour organiser la session ultérieurement, soit la semaine d'avant votre absence, soit la semaine suivant. Vous avez en effet la possibilité de rattraper une session avant ou après votre départ. Nous vous invitons à en discuter avec les apprenants concernés.
Nous vous invitons à prévenir les étudiants en amont du changement de mentor et à leur indiquer qu’un autre mentor prendra la suite de leur formation. Si le transfert est ponctuel et que vous savez quand vous reprendrez la mission, nous vous invitons à leur partager ces informations et à les documenter en commentaire interne de leur tableau de bord.
Si vous êtes en contact avec des mentors de votre parcours, vous pouvez leur demander s'ils sont disponibles pour prendre le relais et réaliser le transfert vous même. Illustrations de la manipulation en bas de page. Il faudra renseigner l'adresse email exacte du nouveau mentor.
2. En alternance :
Tout comme les étudiants financés par un tiers, les alternants doivent continuer leurs sessions hebdomadaires, sur le jour de formation prévu. Un transfert devra également être organisé.
Nous vous invitons à prévenir les étudiants en amont du changement de mentor et à leur indiquer qu’un autre mentor prendra la suite de sa formation. Si le transfert est ponctuel et que vous savez quand vous reprendrez la mission, nous vous invitons à leur partager ces informations et à les documenter en commentaire interne de leur tableau de bord.
Si vous êtes en contact avec des mentors de votre parcours, vous pouvez leur demander s'ils sont disponibles pour prendre le relais et réaliser le transfert vous même. Illustrations de la manipulation en bas de page. Il faudra renseigner l'adresse email exacte du nouveau mentor.
3. Auto-financement :
Il existe deux cas de figure :
- Si vous interrompez votre activité durant une semaine ou moins (soit 1 session) : nous vous conseillons de conserver les étudiants concernés s'ils sont d'accord pour organiser la session ultérieurement. Vous avez en effet la possibilité de rattraper une session avant ou après votre départ. Nous vous invitons à en discuter avec les apprenants concernés.
- Si vous interrompez votre activité pendant plus de deux semaines (soit au moins 2 sessions) : nous vous invitons à réaliser des transferts ponctuels.
Nous vous invitons à prévenir les étudiants en amont du changement de mentor et à leur indiquer qu’un autre mentor prendra la suite de sa formation. Si le transfert est ponctuel et que vous savez quand vous reprendrez la mission, nous vous invitons à leur partager ces informations et à les documenter en commentaire interne de leur tableau de bord.
Si vous êtes en contact avec des mentors de votre parcours, vous pouvez leur demander s'ils sont disponibles pour prendre le relais et réaliser le transfert vous même. Illustrations de la manipulation en bas de page. Il faudra renseigner l'adresse email exacte du ou des nouveaux mentors.
Comment réaliser les transferts ?
Tout d'abord, pour préparer le transfert, nous vous invitons à :
- Mettre votre capacité d’accueil d’étudiant à 0 afin qu'aucune nouvelle attribution n'ait lieu pendant votre pause.
- Sonder les mentors qui accompagnent sur votre parcours, par exemple en passant par Slack, sur le canal de votre parcours.
- Prévenir les étudiants concernés.
- Laisser une note interne dans l'encart "commentaire privé" du tableau de bord de l’étudiant en précisant :
- Votre nom
- Vos dates de congés (surtout la date de retour)
- Des informations sur l’étudiant (vos habitudes, les points bloquants, là où l'étudiant en est, ...)
- Transférer les étudiants vers le mentor remplaçant (depuis l'onglet "Informations" du tableau de bord de vos étudiants). Attention, vous ne pouvez faire de recherche qu'avec l'email du mentor vers qui vous transférez l'apprenant.
À votre retour (soit à la date indiquée sur le tableau de bord), le mentor remplaçant pourra effectuer le transfert en sens inverse et vous réattribuer les étudiants concernés.
Vous n'avez pas trouvé de mentor disponible ou bien le transfert ne fonctionne pas ?
Si vous n'avez pas trouvé de mentor disponible 72h avant votre départ, nous vous invitons à nous demander de l'aide via le formulaire de contact. Nous ferons le nécessaire ; il est important que les étudiants financés aient bien une session de mentorat chaque semaine.
Vous avez trouvé un mentor disponible mais le transfert ne fonctionne pas ? Plusieurs raisons peuvent être à l'origine :
- l'adresse email est-elle bien celle liée au compte mentor ?
- le mentor est-il bien positionné sur le parcours en question ?
- le projet en cours est-il bien renseigné sur le profil du mentor remplaçant ?
- le nombre de disponibilité est-il suffisant pour accueillir le ou les étudiants concernés ?
Faites nous signe, nous vous aiderons à y voir plus clair.