Compléter une session consiste à effectuer une action manuelle avec deux objectifs :
- mettre à jour le dossier de formation de l'étudiant (détails des statuts dans l'article Les différents statuts possibles pour une session et une soutenance ) ;
- produire un contenu qui permettra, à vous et à votre étudiant et OpenClassrooms, de faire le suivi de session en session, grâce au compte-rendu.
Cet article aborde les points suivants :
- Comment compléter une session de mentorat ?
- Le projet lié à la session
- Le compte-rendu partagé avec l'étudiant
- Estimez la progression de votre étudiant sur le projet
- Ecrivez un commentaire privé
- Planifier la prochaine session
- Validation et clôture de votre session
Comment compléter une session de mentorat ?
Sur chaque session de mentorat planifiée, se trouve à droite le bouton "compléter", qui vous permettra de renseigner ensuite les différents éléments incontournables de documentation de la session.
Le projet lié à la session
Chaque session est liée à un projet et assurez-vous que le projet renseigné correspond bien au sujet de votre session. Cela pour deux raisons :
- permet de savoir à quel stade de la formation se situe l'étudiant ;
- permet de vous payer le bon tarif.
La mise à jour du projet est possible tant que la session n'est pas complétée.
Le compte-rendu partagé avec l'étudiant
Les compte-rendus sont des outils :
- pour vous : ils vous permettent de savoir où vous en étiez à la dernière session ;
- pour l'étudiant : ils servent de bases pour reprendre les objectifs à atteindre d'une session à l'autre ;
- pour les conseillers pédagogiques : afin de faire le point sur les difficultés que peuvent rencontrer les étudiants au cours de leur parcours.
Afin de vous aider à rédiger le compte-rendu, nous suggérons par défaut de le structurer en trois parties :
- Avancées de l’étudiant sur son projet depuis la dernière session
- Principaux sujets abordés pendant la session, obstacles à surmonter (le cas échéant), et actions nécessaires pour atteindre ces objectifs
- Objectifs 'SMART' fixés par l'étudiant et le mentor pour la prochaine session
Le chapitre Rédigez le compte rendu de la session de mentorat, du cours Explorez le rôle du mentor OpenClassrooms, vous donnera des conseils concrets pour transformer cet encart en véritable outil d'accompagnement.
Estimez la progression de votre étudiant sur le projet
Il n’est pas toujours évident d’estimer la progression d’un étudiant, toutefois, les projets suivent souvent un cheminement standard qui correspond à la grille des 4P (Prepare, Plan, Perform, Perfect).
Pour estimer la progression sur un projet, nous conseillons de décomposer le projet en plusieurs étapes basées sur votre connaissance des livrables, des critères d’évaluation et sur la grille des 4P.
Dans certains projets, nous indiquons aussi les étapes clés et le pourcentage de progression qui leur est associé.
- Préparer : C’est la mise en place des conditions permettant à l’étudiant de réaliser son projet. Cela inclut la consultation des cours et la première session de lancement de projet. Le lancement fait partie de la préparation du projet. Indiquer une progression permet de déclarer le projet comme commencé et d’agir sur la motivation de l’étudiant.
- Planifier : L’étudiant définit seul ou avec vous les étapes de son projet et la manière dont il va procéder
- Exécuter : C’est la partie la plus conséquente du projet, elle se découpe souvent en plusieurs tâches, actions, livrables, ... Identifiez-les avec votre étudiant. Les tâches accomplies par rapport aux tâches restantes vous permettront de le situer dans le projet
- Peaufiner : Lors de cette étape, l’étudiant prend du recul sur le projet, identifie les axes d’amélioration et corrige les points de frictions les plus importants. C’est aussi le moment de préparer sa soutenance
Lorsque vous considérez que votre étudiant est prêt à soutenir son projet en soutenance ou bien à vous présenter son auto-évaluation (cas des sessions bilan), vous pouvez marquer sa progression à 95%. Son projet atteindra automatiquement 100% au moment où il sera validé.
L’estimation de la progression que vous indiquez nous permet de calculer sa progression globale sur son parcours. Le message indiqué sur le tableau de bord de l’étudiant dépend de sa progression, et il lui permet d’adapter son rythme avec votre aide.
À noter : Il n'est pas possible de réduire la progression d'un étudiant une fois votre choix validé, faites bien attention en estimant la progression de l'étudiant. En termes de motivation, il est préférable d'augmenter la progression petit à petit plutôt que de laisser l'étudiant bloqué à un niveau de progression pendant plusieurs semaines.
Ecrivez un commentaire privé
Cette dernière partie est facultative et dépend de votre perception de la progression de votre apprenant.
Dans cette section du compte-rendu, vous pouvez ajouter un "commentaire privé" qui ne sera pas visible pour l’étudiant, mais auquel nos équipes aurons accès ultérieurement.
Ce champ ne génère pas d'alerte mais constitue un historique qui vient enrichir le dossier de l'étudiant concerné. En cas de retard, le conseiller pédagogique ira lire les comptes-rendus de session avant de solliciter l'équipe mentorat pour obtenir plus de détails.
Si vous avez besoin d'attirer notre attention sur les difficultés que rencontre votre étudiant, écrivez-nous via le formulaire de contact. Plus de détails dans l'article : Mon étudiant est en retard, dois-je prévenir OpenClassrooms ?
Planifier la prochaine session
En bas de page, juste avant de compléter la session, il vous est donné la possibilité de programmer la prochaine session. Cela peut vous permettre un gain de temps si vous vous êtes mis d'accord sur la prochaine date en fin de session avec votre étudiant.
Validation et clôture de votre session
Une fois les champs obligatoires remplis, le bouton “Compléter la session” s'affiche en surbrillance et vous pouvez le cliquer. La session apparaîtra alors dans l'historique de vos sessions et sera prise en compte pour le prochain appel à facturation.
NB : Nous vous conseillons de bien relire le compte-rendu avant de compléter la session car il n’est pas possible de modifier une session une fois celle-ci validée.