Retrouvez ci-dessous toutes les précisions concernant la planification de soutenance.
Table des matières
- Les soutenances avec un évaluateur
- Les soutenances, de vrais examens à respecter
- La planification "manuelle" de certaines soutenances
La planification des soutenances avec un évaluateur
Lorsqu'un projet doit être évalué en soutenance avec un évaluateur, vous verrez le bouton "Autoriser" dans l'onglet "Évaluation". Cela signifie que, c'est vous - mentor accompagnateur - qui autorisez le passage en soutenance et, suite à cela, c'est à votre étudiant de la planifier depuis la plateforme.
Précision : les sessions de bilan ne sont pas des soutenances. Pour en savoir plus sur les sessions de bilan (auto-évaluation de l'étudiant), nous vous invitons à consulter cet article.
Une fois que votre étudiant est prêt à présenter son projet, il devra faire une demande de soutenance via la plateforme afin qu’un évaluateur lui soit attribué. Cette attribution se fait de manière aléatoire, selon les évaluateurs disponibles sur le parcours.
Pour indiquer que votre étudiant est prêt à passer sa soutenance, rendez-vous dans l’onglet “Évaluation” de son projet :
Une fois que vous aurez indiqué que l’étudiant est prêt, celui-ci pourra faire une demande de soutenance en choisissant l’horaire auquel il souhaite présenter son projet.
Les étudiants peuvent planifier leur soutenance à partir de 48 heures à l’avance, mais cela doit rester exceptionnel. Les évaluateurs doivent disposer de 48 heures pour prendre connaissance des livrables avant la soutenance.
Nous vous conseillons de vous coordonner avec l’étudiant afin qu’il puisse planifier sa soutenance environ 2 semaines à l’avance. Cela lui laisse le temps de finir de préparer sa soutenance et de télécharger ses livrables. Vous trouverez plus de détails sur comment préparer l’étudiant à la soutenance dans cet article.
Attention : Des fois, lorsqu'on réserve un créneau, la réservation ne fonctionne pas, ce qui veut dire que le créneau n'est plus disponible (il s'agit d'un bug historique qui sera corrigé à termes). Si cela arrive à votre apprenant, vous pouvez lui conseiller d'essayer sur différents créneaux. Si malgré les différentes tentatives, cela ne fonctionne pas, il pourra alors nous contacter via le formulaire de contact étudiant.
Les soutenances, de vrais examens à respecter
Attention toutefois, la date de la soutenance doit être choisie avec attention. En effet, l’étudiant doit pouvoir être prêt et se présenter en soutenance à la date prévue, pour des raisons de planning pour les mentors évaluateurs mais aussi de rigueur et professionnalisme (il est impossible de déplacer une date d'examen par exemple). Cela met également l'étudiant dans un contexte professionnel de deadline de rendu, comme avec un client.
Si votre étudiant est finalement prêt à passer sa soutenance avant la date choisie, n’hésitez pas à le placer sur le projet suivant. Cela lui permettra de continuer à avancer.
Si l’étudiant n’est finalement pas prêt pour sa soutenance, il doit contacter l’évaluateur le plus tôt possible pour la décaler. L’étudiant a reçu l’adresse email de l’évaluateur dans l’email de confirmation de la soutenance. Nous conseillons même à l’étudiant de se rendre à sa soutenance malgré tout afin de confronter son travail à un autre professionnel et le finaliser pour le prochain passage en soutenance. Il ne faut pas voir un projet “à retravailler” comme un échec mais comme une chance de pouvoir améliorer son travail.
Pour rappel, lors d'une semaine de soutenance, aucune session de mentorat doit être programmée (sauf contre-indication d'OpenClassrooms).
À noter : si l’étudiant ne réussit pas sa soutenance du premier coup, ce n’est pas grave. Dans ce cas, l’évaluateur ne change pas et pourra planifier une deuxième soutenance manuellement.
Après deux échecs, vous devrez de nouveau confirmer que l’étudiant est prêt depuis l’onglet “Évaluation du projet”, et un nouvel évaluateur lui sera alors attribué.
La planification "manuelle" de certaines soutenances
Il existe plusieurs situations dans lesquelles c'est au mentor évaluateur de planifier la soutenance manuellement :
- Un étudiant doit repasser sa soutenance après une première soutenance marquée "à retravailler" ;
- Pour un étudiant en situation de handicap, s'il y a des aménagements spécifiques autour des soutenances ;
- L'étudiant ne trouve pas d'évaluateur ou de créneaux qui lui convienne, on peut aussi demander à un évaluateur de le contacter et de planifier dans la plateforme
- La soutenance initialement prévue a dû être annulée et celle-ci est replanifiée ultérieurement par l'évaluateur
1. Dans votre tableau de bord, rendez vous dans la partie "sessions" du menu de gauche, puis cliquez sur "planifier une session" en haut à droite
2. Vous verrez ensuite apparaître un menu, vous donnant le choix de planifier une session de mentorat ou une soutenance. Cliquez sur "planifier une soutenance"
3. Une nouvelle page apparaîtra ensuite au sein de laquelle il faudra remplir les éléments suivants : l'étudiant avec qui vous planifiez la soutenance, le projet soutenu par l'étudiant, puis la date et l'heure de la soutenance. Puis, cliquez sur "planifier" en bas de page.
ℹ️ Pour renseigner le champ étudiant, nous vous recommandons d'utiliser l'adresse mail de l'étudiant (celle utilisée dans la plateforme)