Lorsque vous faites passer une soutenance, vous devez vérifier que l’étudiant a téléchargé ses livrables avant la soutenance. Votre rôle sera ensuite de vérifier que l’étudiant a bien acquis les compétences liées à son projet, selon notre Guide Mentor.
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Si les livrables sont présents
Si les livrables sont présents en temps et en heure, la soutenance peut avoir lieu. Une fois que l’étudiant aura présenté son projet, vous devez évaluer les compétences acquises et décider si le projet est validé ou non.
Il existes trois issues possibles à une soutenance :
- La validation du projet : vous validez immédiatement le projet sur la plateforme ;
- La validation conditionnelle du projet : l’étudiant a, d’après vous, rendu un bon travail. Toutefois, vous souhaitez que l’étudiant apporte quelques modifications mineures à son projet afin de remplir tous les critères d’évaluation. Dans ce cas, vous laissez 48 heures à l’étudiant pour télécharger les nouveaux livrables. Vous ne devez alors rien faire sur la page de validation de la soutenance. Une fois que l’étudiant a ajouté les nouveaux livrables, vous pouvez valider le projet sans planifier de nouvelle soutenance (vous avez alors 48 heures pour statuer). Si l’étudiant ne télécharge pas ses livrables sous 48 heures, vous refusez alors la soutenance ;
- Le refus du projet : l’étudiant n’a pas acquis les compétences liées au projet, son projet ne correspond pas à nos critères d’évaluation. Vous indiquez alors que le projet est "à retravailler", ainsi que les parties du projet qui doivent être améliorées. Vous devrez alors faire passer une seconde soutenance à l'étudiant. Vous pouvez le contacter pour vous mettre d'accord sur une date de second passage, puis planifier la soutenance manuellement sur la plateforme. Si l'étudiant n'a pas su démontrer sa compréhension du projet et l'acquisition des compétences, notamment via la partie questions de la soutenance, alors le résultat peut être marqué "à retravailler".
À noter : si l’étudiant ne réussit pas sa soutenance du premier coup, ce n’est pas grave. Dans ce cas, l’évaluateur ne change pas et pourra planifier une deuxième soutenance manuellement.
Après deux rattrapages, lorsque le mentor accompagnateur confirmera que l’étudiant est prêt depuis l’onglet “Évaluation du projet”, l'étudiant pourra repasser par la plateforme afin de planifier sa 3eme soutenance avec un nouvel évaluateur. Celui-ci lui sera aléatoirement attribué.
Si les livrables ne sont pas présents ou pas complets
L'étudiant n’a pas téléchargé ses livrables
L’étudiant doit télécharger ses livrables sur la plateforme au plus tard 48 heures avant la soutenance. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez :
- Prévenir l’étudiant et garder la date initiale de la soutenance en lui donnant la possibilité de charger les livrables 24h avant la soutenance; ou
- Noter la soutenance comme étant “annulée” et la re-planifier à une date ultérieure, pour donner le temps à l’étudiant de soumettre tous les livrables
Les livrables de l’étudiant ne sont pas complets 48h avant la soutenance
Si vous voyez que les livrables d’un étudiant ne sont pas au complet vous pouvez marquer la soutenance comme étant “annulée”, indiquer à l’étudiant que les livrables sont incomplets et re-planifier la soutenance à une date ultérieure afin que l’étudiant complète ses livrables.
L’étudiant a modifié ses livrables dans les 48h qui précèdent la soutenance
Une fois les livrables chargés sur la plateforme par l’étudiant, dans les 48h avant une soutenance, ceux-ci ne devraient pas être modifiés par l’étudiant.
Si cependant un étudiant apporte des modifications, vous pouvez :
- Garder la date initiale de la soutenance si vous estimez que vous avez assez de temps pour analyser les modifications apportées par l’étudiant avant la soutenance.
- Marquer la soutenance comme “annulée”, puis la re-planifier à une date ultérieure si les modifications apportées demandent un temps supplémentaire d’analyse.
Important : si vous rencontrez un souci technique lors d'une soutenance, nous vous invitons à l'annuler, puis à la replanifier à une date ultérieure. En effet, tout temps passé sur la résolution d'un souci technique pour une soutenance non aboutie ne pourra être facturé