Table des matières
La plateforme
La plateforme d'OpenClassrooms vous permet de :
- Documenter toutes vos sessions (planification, notes de compte rendu, statut) ;
- Réaliser vos sessions en visioconférence grâce à un outil intégré ;
- Enregistrer directement vos soutenances (dans ce cas bien précis).
La documentation et planification des sessions sur la plateforme sont des obligations contractuelles. En effet, il est important qu'OpenClassrooms, en tant qu'organisme de formation, puisse suivre l'organisation des sessions de mentorat et de soutenance de ses étudiants.
Le recours à l'outil de visioconférence interne, nommé Vonage, pour réaliser les sessions devient une obligation contractuelle à compter du 1er mars 2024 (signature du nouveau contrat).
Qu'est-ce que Vonage ?
Outil leader sur le marché des plateformes de communication, c'est l'outil qui a été adopté par nos équipes pour mener les sessions de mentorat et soutenance dans un environnement qui soit le plus sécurisé possible et conforme à la RGPD.
Pourquoi doit-on passer par la plateforme ?
La documentation des sessions sur la plateforme (complétées, annulées, absences) permet un suivi réel des sessions de vos étudiants. Cela est utile à l'équipe des Conseillers Pédagogiques, qui s'assurent de l'assiduité des étudiants, et aux équipes Mentorat/ Support, qui s'assurent de la cohérence de la prestation avec la facturation.
Dans le cadre des soutenances, cela permet un enregistrement et un hébergement directement sur la plateforme. Les enregistrements sont donc sécurisés et les dossiers des étudiants sont complets lors de leur présentation au Jury final.
L'outil de visioconférence
Comment réaliser la session de mentorat depuis la plateforme ?
Pour rejoindre la visioconférence associée à votre session de mentorat, rendez-vous dans l’onglet "Mes sessions" de votre tableau de bord, puis sélectionnez la session à venir et cliquez sur "Rejoindre la visio".
Un nouvel onglet s'ouvrira et vous serez alors dans une antichambre, depuis laquelle vous pourrez vérifier vos paramètres et tester votre connexion.
Avant de vous connecter à la session, nous vous proposerons d'effectuer un test de connexion qui peut durer jusqu’à 30 secondes.
Si vous le souhaitez, vous pouvez ignorer le test mais nous vous recommandons de le laisser tourner jusqu’au bout lors de votre première connexion.
Cela nous permettra de vous proposer la meilleure expérience possible avec l’outil, en fonction de votre connexion Internet.
Comment configurer les paramètres ?
- Avant la session :
En cliquant sur l'icône du rouage, vous accéderez à la configuration de vos sources audio et vidéo.
- Pendant la session :
En cliquant sur les 3 points horizontaux, vous accéderez à l'ensemble des paramètres disponibles :
Comment utiliser la visioconférence ?
- Vous pouvez flouter votre arrière plan en cliquant sur l'icône
disponible dans l'antichambre ou pendant la visio, dans les 3 points horizontaux, vu ci-dessus.
- Vous pouvez partager votre écran en cliquant sur l'icône
, disponible uniquement pendant la visio.
- Vous pouvez visualisez l'autre participant en cliquant sur l'icône
lorsque vous présentez, partagez vos écrans, ou naviguez sur des pages web. Disponible uniquement pendant la visio, dans les 3 points horizontaux, vu ci-dessus.
- Vous pouvez échanger à l'écrit avec votre apprenant en cliquant sur l'icône
, depuis l'interface de la visioconférence en haut à gauche de votre écran, disponible uniquement pendant la visio. Permettant ainsi une communication en temps réel, la fonction de chat améliore l'aspect collaboratif des sessions. Notez que l'historique des conversation n'est pas enregistré à la fin de la session.
Comment faire si un problème technique survient avec l'outil de visio intégré ?
Si vous rencontrez une situation (bug technique par exemple) qui vous empêche d’effectuer une session de mentorat, vous pouvez nous alerter via la plateforme directement, avant ou pendant votre session.
- Signalement pendant la session :
Voici la démo qui montre comment signaler un bug pendant la session :
Voici également quelques captures d'écran :
1. Le formulaire s'affichera sur la droite de votre écran
2. Vous pourrez sélectionner le problème rencontré (ou le problème qui se rapproche le plus) depuis le menu déroulant et ajouter toute précision juste en dessous
Le rapport de bug est ensuite remonté et enregistré pour que l'équipe de développement puisse le résoudre.
L'équipe de facturation a également accès à ces rapports pour s'assurer que les sessions peuvent être rémunérées à 100% si le bug est remonté. La même navigation s'applique avant de démarrer la session si vous deviez signaler un bug lors de votre tentative de connexion.
Plus de détails sur cet article.
Si ce problème est récurrent un autre outil pourra être utilisé exceptionnellement.
Vous avez également accès à un autre formulaire pour partager les problèmes non bloquants que vous rencontrez mais le tag Exception ne sera pas ajouté via ce formulaire (il s'agit d'un formulaire externe à la plateforme, ayant pour seul objectif de transmettre des informations à l'équipe Produit).
Voici la capture d'écran :
Bonne pratique :
Vous commencez la session sur Vonage mais rencontrez un problème technique bloquant rendant Vonage inaccessible et vous obligeant de passer sur un nouvel outil ?
Si vous n'avez pas le choix, cela est exceptionnellement autorisé mais attention : déclarez tout de même le bug sur la plateforme afin que le tag Exception soit associé à votre session !
Voici comment procéder :
- Le bug intervient au cours de la session et rend impossible l'usage de Vonage ;
- Vous basculez exceptionnellement sur un autre outil, la session n'étant pas terminée ;
- Une fois votre session terminée, réessayer de cliquer sur "Rejoindre la visio" pour accéder à la salle d'attente et ainsi au formulaire vous permettant de déclarer le bug ;
- Ensuite, complétez le compte rendu comme d'habitude et vérifiez que le tag Exception a été ajouté.
Cela vous permettra de facturer le bon montant et vous n'aurez pas besoin de déclarer cette situation via le formulaire de contact.
- Signalement après la session :
Dans certains cas, les mentors sont autorisés à ne pas utiliser Vonage (aménagements spécifiques pour étudiants en situation de handicap ayant une RQTH, étudiants B2B travaillant en banque par exemple avec des restrictions d'outils, certains projets spécifiques, etc.).
Dans ces cas, au moment de valider le compte rendu de la session, la plateforme détectera que Vonage n'a pas été utilisé et une pop-up apparaîtra afin que les mentors renseignent la raison de la non-utilisation de l'outil.
Pour l'instant, les motifs proposés sont les suivants :
- "Besoins d'aménagements particuliers (RQTH)" - nous précisons que les aménagements, s'il y en a, doivent bien être listés sur l'attestation d'aménagement de vos étudiants avant de les adopter hors plateforme (plus de détails dans le dernier paragraphe).
- "Autre raison"
Attention : cette pop-up ne s'affichera que si vous n'avez pas du tout utilisé Vonage !
Si vous avez commencé votre session sur Vonage puis basculé sur un autre outil alors il faut bien utiliser la bonne pratique ci-dessus (retourner sur Vonage en cliquant sur "Rejoindre la visio" une fois la session terminée pour déclarer un bug depuis la salle d'attente et compléter le compte rendu ensuite).
Plus de détails Comprendre la durée de vos sessions de mentorat
Est-il possible de prévenir de certains bugs ?
Oui, cet article vous aidera à préparer votre matériel et mieux comprendre ce qui peut occasionner des problèmes de connexion.
Comment utiliser l'outil de visio pour réaliser les soutenances ?
Si vous avez des questions sur la planification et l'utilisation de l'outil de visioconférence pour l'organisation des soutenances, nous vous invitons à parcourir cet article.
Si vous rencontrez un souci pour une soutenance, nous vous conseillons de basculer sur un outil externe, puis de nous écrire via le formulaire de contact (mon activité de mentor > j'ai rencontré un problème technique durant une soutenance) pour l'équipe mentorat et permettre la récupération de l'enregistrement. Nous l'hébergerons ensuite sur nos serveurs.
Comment accompagner mes étudiants en situation de handicap ?
Dans le cas où votre étudiant peut bénéficier d'aménagements comme l'enregistrement de ces sessions ou l'usage de sous-titres (non intégré à l'interface des sessions de mentorat), nous vous conseillons de basculer sur l'article dédié, et plus particulièrement vers ce paragraphe.
Quelles sont les améliorations effectuées jusqu'à présent et quelles sont celles à venir ?
Nous vous invitons à consulter la vidéo réalisée par Ulysse, Senior Product Manager chez nous, le 6 mars 2024.