Vous êtes mentor évaluateur et vous vous demandez comment faire passer des soutenances aux étudiants du parcours de formation sur lequel vous accompagnez ? Deux choses sont à vérifier :
- les projets sur lesquels vous pouvez et souhaitez réaliser les soutenances doivent être à jour sur votre profil mentor (plus d’informations sur comment ajouter des projets à votre profil dans cet article) ;
- vous devez déclarer des créneaux de disponibilités sur la plateforme.
Voici comment faire !
1. Rendez-vous sur votre calendrier
2. Indiquer vos disponibilités
Comment déclarer une disponibilité ponctuelle ?
Comment déclarer une disponibilité récurrente ?
Comment supprimer une disponibilité ?
3. Comment sont attribuées les soutenances entre les évaluateurs d'un même parcours ?
Vous remarquez une baisse du nombre de soutenance programmée sur votre agenda ?
1. Rendez-vous sur votre calendrier
En tant qu’évaluateur, vous pouvez indiquer vos disponibilités sur votre calendrier OpenClassrooms. Les étudiants à la recherche d'un créneau de soutenance verront plusieurs possibilité dont votre créneau et prendront rendez-vous sur le créneau qui leur convient le mieux.
Sachez que les étudiants ne pourront pas sélectionner de créneaux moins de 48 heures à l’avance, afin de vous laisser le temps de préparer la soutenance.
Par ailleurs, les créneaux sont anonymisés et les étudiants n'ont pas accès à votre identité avant d'avoir réservé le créneau.
Pour rappel, vous pouvez synchroniser votre calendrier OpenClassrooms avec votre agenda personnel. Pour en savoir davantage, rendez-vous sur cet article.
2. Indiquer vos disponibilités
Pour indiquer vos disponibilités, rendez-vous sur votre tableau de bord mentorat, puis sur l’onglet “Mon calendrier”.
Votre calendrier fera apparaître :
- Vos sessions de mentorat planifiées ;
- Vos soutenances planifiées ;
- Vos disponibilités déclarées pour des soutenances (à programmer ou déjà programmée).
Vous pouvez alors y ajouter un événement ou une nouvelle plage de disponibilités.
- Ajouter une disponibilité ponctuelle
- Ajouter une disponibilité récurrente
- Supprimer une disponibilité
À noter : Un créneau pour une soutenance ne peut démarrer qu’à une heure pile. Par exemple, si vous sélectionnez un créneau de 9h30 à 11h30, seul le créneau de 10h à 11h sera sélectionnable par l’étudiant.
Comment déclarer une disponibilité ponctuelle ?
Pour ajouter un créneau ponctuel, sélectionnez le créneau voulu, puis choisissez “une seule fois” dans le menu déroulant.
Comment déclarer une disponibilité récurrente ?
Pour ajouter un créneau récurrent, sélectionnez le créneau souhaité, puis sélectionnez la récurrence voulue dans le menu déroulant. Vous pourrez créer un créneau pour :
- Toutes les semaines, sur ce créneau
- Tous les jours de la semaine du lundi au vendredi
- Tous les jours de la semaine, weekend inclus
Une fois la récurrence choisie, vous pourrez également indiquer une date de fin.
Comment supprimer une disponibilité ?
Pour supprimer une disponibilité, cliquez sur le créneau. S’il s’agit d’un créneau récurrent, vous aurez la possibilité de supprimer uniquement ce créneau ou toutes ses occurrences.
NB : Nous insistons sur l'importance de maintenir les soutenances déjà programmées. Il s'agit d'un examen officiel et les conséquences sur la progression et l'assiduité de l'étudiant concerné peuvent être néfastes. Cela impacte également nos équipes opérationnelles d'OpenClassrooms.
Nous vous remercions donc de déclarer des créneaux pour lesquels vous êtes certain d'être disponible en cas de réservation. Nous vous conseillons :
- de vérifier régulièrement que votre calendrier OpenClassrooms est synchronisé avec votre calendrier personnel. Cet article vous aidera.
- que vous êtes toujours disponible sur un créneau de soutenance réservé.
- de prévenir l'étudiant en cas d'indisponibilité de dernière minute et de replanifier la soutenance sous 48h.
3. Comment sont attribuées les soutenances entre les évaluateurs d'un même parcours ?
Un algorithme (corrigé en juin 2024) assiste la programmation des soutenances pour aider à une meilleure équité dans l'attribution des soutenance entre les évaluateurs.
En effet, nous souhaitons que les soutenances soient réparties de la manière la plus équitable possible parmi les évaluateurs.
Dans une optique de maintenir un équilibre entre l'offre (disponibilité des mentors) et la demande de soutenances des étudiants, tout en tenant compte des parcours sur lesquels les évaluateurs sont positionnés, il est possible qu'un regroupement des soutenances planifiées ait lieu, souvent concentrées sur une même semaine. Cela s'explique par le fonctionnement de notre algorithme, qui priorise les évaluateurs ayant eu peu de soutenances. Une fois qu'un évaluateur a réalisé plusieurs soutenances, sa priorité diminue, qui peut entraîner des créneaux de soutenances concentrées sur une période restreinte.
Vous remarquez une baisse du nombre de soutenance programmée sur votre agenda ?
Cela peut s'expliquer par la mise à jour de l'algorithme, comme expliqué ci-dessus, mais il est aussi possible que la cause soit naturelle.
Si votre profil mentor est à jour et que tous les projets sur lesquels vous pouvez faire passer des soutenances - c’est à dire projets sur lesquels vous avez déjà accompagné des étudiants - sont bien renseignés alors la plateforme vous identifie comme potentiel évaluateur lorsqu’un étudiant recherche un créneau de soutenance pour un projet spécifique. Au delà des règles d’attribution de l’algorithme, il est aussi possible que la cause de non planification soit naturelle.
Exemples : la majorité des étudiants sont en fin de parcours et vous évaluez surtout sur les premiers projets ; le nombre total d’étudiants sur le parcours - prêts à passer une soutenance - est bien en deçà du nombre de créneaux déclarés par les évaluateurs disponibles sur les prochaines semaines, ou encore, les créneaux que vous proposez ne correspondent pas aux besoins de la majorité des étudiants à la recherche d’une soutenance.