Table des matières
- L’Obligation de vigilance
- Notre prestataire de conformité : Provigis
- Condition d’éligibilité
- Documents légaux requis
- Fréquence de collecte des documents légaux
- Votre espace mentor sur Provigis
- Questions fréquentes
L’Obligation de vigilance
OpenClassrooms a une obligation de vigilance vis-à-vis de ses mentors qui se traduit par la collecte de leurs documents légaux obligatoires en application du décret n°2011-1601 du 21 novembre 2011 relatif à la lutte contre le travail dissimulé.
Vous trouverez dans cet article la procédure d’envoi et de collecte des documents mise en œuvre à partir de 2024 ainsi que les réponses aux questions les plus fréquentes.
Notre prestataire de conformité : Provigis
En 2024, OpenClassrooms a fait le choix de mandater la société Provigis, membre de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC), pour la collecte de vos documents légaux. Le dépôt de vos documents sur la plateforme Provigis est gratuit.
Cette décision repose sur trois piliers essentiels :
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Garantir une meilleure fiabilité dans la collecte de données de conformité
Provigis offre une plateforme garantissant une collecte de données de conformité fiable et sécurisée. Cette fiabilité renforce la qualité des informations recueillies, assurant une base solide pour l'obligation de vigilance ;
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Proposer une solution conforme aux obligations légales d’OpenClassrooms
La plateforme de Provigis est conçue pour répondre aux obligations légales en matière de conformité. En choisissant Provigis, OpenClassrooms s'assure de respecter les normes légales et de maintenir une collaboration éthique avec ses mentors ;
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Faciliter l’accompagnement des mentors dans le dépôt des documents légaux
Provigis va au-delà de la simple collecte de documents légaux en proposant des fonctionnalités spécifiques pour faciliter l'accompagnement des mentors tout au long du processus de soumission et de mise à jour des documents légaux.
Condition d’éligibilité
Cette obligation de vigilance s’impose à OpenClassrooms envers tous les mentors qui ont perçu plus de 5,000 euros hors taxe sur l’ensemble de leurs activités depuis le début de leur collaboration avec OpenClassrooms.
Documents légaux requis
Si vous avez perçu plus de 5,000 euros hors taxe depuis le début de notre collaboration avec OpenClassrooms, les documents suivants devront être déposés sur la plateforme de Provigis tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution de votre contrat :
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Identité de l’entreprise : ce document justifie que votre société est bien enregistrée et qu'elle a une existence légale (extrait K-bis, justification d’immatriculation ou équivalent) ;
- Régime social / URSSAF : l'attestation de vigilance, émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations (URSSAF), certifie que vous êtes à jour dans le paiement de vos cotisations et contributions sociales.
/!\ Si votre entreprise ne cotise pas à une caisse de l'URSSAF
- Si vous avez un expert-comptable, vous pouvez déposer :
- Une attestation sur l'honneur rédigée, datée et signée par votre expert-comptable confirmant que l'entreprise n'a pas de salarié(s) avec son numéro de SIRET à 14 chiffres (de moins de 6 mois) + une attestation de régularité fiscale datant de l'année en cours ;
- Si vous n'avez pas d'expert-comptable vous pouvez déposer :
- Une attestation sur l'honneur précisant que vous n’avez pas de salarié(s) . Cette attestation devra faire mention de votre numéro de SIRET à 14 chiffres et être rédigée, datée et signée par le gérant de votre société (de moins de 6 mois) + une attestation de régularité fiscale datant de l'année en cours.
Les documents devront être fusionnés et faire l'objet d'un seul envoi.
Astuce : pour fusionner plusieurs pages PDF, veuillez utiliser ce site.
- Liste Nominative des Travailleurs Etrangers (LNTE) : si applicable, cette liste fournit des détails sur les travailleurs étrangers impliqués dans votre activité, garantissant la transparence et le respect des règlements en matière d'emploi. Même si vous n’êtes pas concerné par ce document, vous devez cliquer sur “Ajouter” depuis votre compte Provigis puis suivre les instructions pour télécharger une attestation de non-emploi de travailleurs étrangers.
Votre entreprise est domiciliée à l’étranger :
Vous trouverez les équivalences de documents déposables et collectables sur la plateforme Provigis sur le lien suivant (l’activation de votre compte Provigis est nécessaire pour accéder à cet article du Centre d’aide).
Enfin, le document spécifique: “Attestation d’indépendance économique” a été pré-rempli et nécessite uniquement une signature électronique de votre part pour le valider.
Fréquence de collecte des documents légaux
Chaque document téléchargé et validé sur Provigis a une date d'expiration. Dès l'expiration d'un document, vous devrez re-télécharger une nouvelle version de ce document à jour. La durée de validité de chaque document ne dépend pas de la date à laquelle vous l'avez téléchargé sur Provigis mais bien de la date qui figure sur le document.
Par exemple, si vous ajoutez sur Provigis le 01/06/2024 un extrait de k-bis qui date du 01/02/2024 alors vous serez relancé pour mettre à jour sur votre compte Provigis un nouvel extrait de k-bis ou tout autre document justifiant de votre entité d'entreprise 6 mois après le 01/02/2024 soit le 01/08/2024 (même si vous avez téléchargé votre document le 01/06/2024.
OpenClassrooms collecte deux fois par an les documents. Provigis vous enverra des rappels par e-mail. Nous vous invitons à être attentifs aux appels à mettre à jour vos documents légaux sur la plateforme de Provigis. Si un ou plusieurs document(s) sont à mettre à jour, vous serez relancé par email 20 jours avant la date d'expiration dudit document.
Rappel : La non-communication des documents légaux dans les 30 jours autorise OpenClassrooms à cesser toute collaboration.
L'attestation d'indépendance économique est valable un an.
Votre espace mentor sur Provigis
Activer mon compte fournisseur
Lorsqu’OpenClassrooms demandera la création de votre compte fournisseur sur la plateforme Provigis :
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Un email vous sera directement envoyé par Provigis pour activer votre compte sur la plateforme Provigis ;
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En cas de doute, nous vous invitons à consulter le Centre d’Aide de Provigis et à les contacter si nécessaire via leur plateforme d’assistance en priorité car ce sont eux qui pourront répondre à toutes vos questions techniques ET/OU relative aux documents ou équivalences à fournir.
OpenClassrooms a fait le choix de déléguer cette expertise pour vous permettre d'avoir des conseils fiables et adaptés à votre situation.
Il se peut qu'OpenClassrooms vous contacte pour garantir la mise à jour de certaines données comme : le DUNS, le SIRET, etc.
Mettre à jour ses documents légaux
Des tutoriels videos sont disponibles sur la page suivante du Centre d’Aide.
Contacter Provigis
Provigis met à disposition un Centre d’Aide ainsi qu’une plateforme d’assistance sur laquelle vous pouvez adresser vos demandes.
Contacter OpenClassrooms
Un canal dédié a été mis en place sur le Slack des mentors pour faciliter les échanges entre mentors concernés et avec l’équipe Mentorat: #oc-m-obligation-de-vigilance
Si des questions subsistent, veuillez nous contacter via la page contact > Mon activité de mentor > Devoir de vigilance.
Questions fréquentes
Comment Provigis sécurise les données de mon compte ?
Ma structure légale change, que dois-je faire ?
Vous devez mettre à jour vos informations de facturation sur votre profil mentor OpenClassrooms et contacter OpenClassrooms pour confirmer votre nouveau numéro de SIRET (14 chiffres) ainsi que le nom de votre entreprise.
Nous procéderons à l'ajout de votre nouvelle structure sur Provigis et à la suppression de l'ancienne.
La signature d’un nouveau contrat n’est pas requise, conformément à l’article 18 de votre contrat de prestations de service. Vous devez néanmoins informer OpenClassrooms de ce changement conformément à notre article Structure juridique et contractualisation.
Je déménage donc mon SIRET va changer (mais pas mon SIREN), que dois-je faire ?
En cas de déménagement, votre SIRET changera mais votre SIREN reste identique. Voici les étapes à suivre :
- Vous devez informer OpenClassrooms de ce déménagement ainsi que votre nouveau SIRET ;
- Votre compte Provigis devra être mis à jour :
- Soit par vos soins, si vous en avez la possibilité en allant dans votre profil ;
- Soit par OpenClassrooms, si vous n'avez pas fait opposition à la diffusion de vos données ;
- Si vous avez fait opposition à la diffusion de vos données, vous devrez recréer un nouveau compte sur Provigis, avec votre nouveau SIRET et le lier à OpenClassrooms via notre code d'association. Le code d'association devra nous être demandé via notre formulaire de contact.
J’ai mis en pause mon activité, dois-je actualiser mes documents ?
Mettre en pause votre activité est tout à fait possible. Cependant, il reste indispensable de mettre à jour les documents légaux afin de pouvoir poursuivre votre activité de mentor. Vous êtes libres de modifier votre jauge de capacité d'accueil des apprenants mais nous vous invitons à vous assurer que vous êtes en situation régulière vis-à-vis des autorités fiscales avant de reprendre des apprenants.
Fournir des services de mentorat sans avoir pu mettre à jour votre situation administrative à jour est un manquement prévu par l’obligation de vigilance à laquelle OpenClassrooms est tenu et peut engendrer un arrêt de votre activité.
J’ai un contrat avec une société de portage salarial, suis-je concerné ?
Dans le cas où vous passez par une société de portage, nous vous invitons à contacter les services compétents de la société.