Il se peut que des imprévus viennent perturber la planification de vos sessions et soutenances, et donc que le statut "réalisé" ne soit pas adapté à la situation que votre étudiant et vous rencontrez. Cet article fait donc le point sur les statuts appropriés à renseigner en cas d'annulation et d'absence.
Les statuts de vos sessions de mentorat :
Les statuts de vos soutenances :
Je n'ai pas signé le nouveau contrat, comment cela se passe pour moi ?
Pourquoi différents statuts ?
La mise à jour des statuts de sessions et de soutenances est une obligation de documentation qui permet de :
- tenir le dossier de l'étudiant à jour
- vous facturer selon la prestation effectuée.
NB : L’assiduité des étudiants aux sessions de mentorat est essentielle afin de suivre leur progression et leur réussite. Les partenaires qui financent les étudiants demandent explicitement à OpenClassrooms de s’assurer que les étudiant participent à leurs sessions de mentorat. OpenClassrooms a mis en place un reporting qui se base sur le statut des sessions de mentorat.
Les statuts de vos sessions de mentorat :
Une session peut avoir 5 statuts différents :
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Statut |
Description |
Impact |
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Planifiée |
Vous avez cliqué sur "planifier une session” mais celle-ci n’a pas encore eu lieu. |
Pas d’impact. |
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Réalisée |
La session de mentorat a été réalisée telle qu’elle était planifiée. Vous avez renseigné le compte-rendu, cliqué sur “terminer la session”. Le statut “réalisée” est automatiquement renseigné. |
La session peut être facturée. |
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Annulée |
La session a été annulée plus de 24h avant le début de la session. |
La session ne sera pas facturée et PEUT être reprogrammée sur la semaine en cours, ou dans les 4 jours. |
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Annulée tardivement |
La session a été annulée moins de 24h avant le début de la session (motif qui apparaît dans les 24h qui précède l'heure de la session - démonstration).
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La session peut être facturée à 50% et ne PEUT PAS être reprogrammée. |
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Étudiant absent |
Nous considérons que l’étudiant est absent s’il n’est pas présent 33% du temps total après l'heure prévue du début de la session. |
La session peut être facturée à 50% et ne PEUT PAS être reprogrammée. |
L'étudiant sera noté absent après un certain temps d'attente, selon la durée de la session prescrite :
| Durée de session prescrite | Délai d'attente avant déclaration d'absence |
| 15 minutes | 5 minutes |
| 20 minutes | 7 minutes |
| 30 minutes | 10 minutes |
| 35 minutes | 12 minutes |
| 40 minutes | 13 minutes |
Plus de détails sur la planification, l'annulation des sessions et la déclaration d'absence dans les articles :
Si vous n'êtes vous même pas disponible pour une session, nous vous encourageons à prévenir l'étudiant le plus tôt possible, puis à annuler la session en indiquant que cette annulation est liée à votre indisponibilité. Ensuite, vous pourrez discuter avec l'étudiant pour convenir d’un nouveau créneau dès que possible.
À noter : Vous pouvez également reprogrammer une session sur la plateforme en cas d'indisponibilité. Pour cela, cliquez sur la session, puis sur "Déplacer" en haut à droite de la page. L'étudiant recevra un email avec la nouvelle date et heure de la session.
Les statuts de vos soutenances :
Globalement, les mêmes statut s'appliquent aux soutenances qu'aux sessions de mentorat :
- Si réalisé alors "validation" ou "à retravailler", informations sur les résultats de soutenance dans l'article : Les différentes issues d’une soutenance.
- Si annulée 24h avant la soutenance, soutenance a reprogrammer aussitôt et pas de facturation.
- Si annulée tardivement (moins de 24h avant la soutenance) : vous êtes indemnisé de 50%.
- Si absence : vous êtes indemnisé de 50%.
Nuance avec la session de mentorat :
Alors que la session est perdue en cas d'annulation tardive ou d'absence, une soutenance peut être reprogrammée si vous avez des disponibilités.
Par ailleurs, une absence en soutenance ne justifie pas la planification d'une session de mentorat sur la semaine dédiée à la soutenance. La soutenance doit être reprogrammée dès que possible, avec le même évaluateur ou avec un autre évaluateur disponible.
En cas de question merci de nous contacter via le formulaire de contact.