Cet article évoque les différents motifs d'annulation d'une session de mentorat.
Si une session n’a pas eu lieu (cas d'une absence) ou que vous devez la reprogrammer (dans le cas d'une annulation), il est important de documenter son statut de façon fidèle à la réalité, directement sur la plateforme.
- Quels sont les motifs proposés par la plateforme ?
- Pourquoi est-ce que la documentation des annulations est importante ?
- Que faire s'il s'agit d'une reprogrammation de session ?
Quels sont les motifs proposés par la plateforme ?
Depuis votre tableau de bord, rendez-vous sur la session à annuler, puis sélectionnez le motif correspondant :
- L'étudiant a annulé plus de 24h avant le début de la session : l'annulation s'est faite plus de 24h avant la session.
- L'étudiant a annulé moins de 24h avant le début de la session : cas d'une annulation tardive, non rattrapable. Ce motif n'apparait que dans les 24h qui précède la session de mentorat.
- L'étudiant ne s'est pas présenté à la session (absence après un tiers de la durée de session, non rattrapable)
- Autre : la raison est à documenter manuellement et sera partagée à l'étudiant.
Pourquoi est-ce que la documentation des annulations est importante ?
Il est important de sélectionner le bon motif d’annulation car cela impacte :
- le dossier des étudiants. En effet, des annulations/absences peuvent avoir un impact négatif sur le financement de la formation des étudiants au regard de leur obligation contractuelle d'assiduité.
- votre appel à facturation.
Pour en savoir plus sur les différents statuts des sessions, vous pouvez consulter cet article.
Que faire s'il s'agit d'une reprogrammation de session ?
Si vous connaissez déjà la nouvelle date pour reprogrammer une session, vous pouvez le faire depuis l’onglet “Mes sessions”, en cliquant sur la session à reporter, sans avoir à l'annuler. L’étudiant recevra alors un email avec la nouvelle date et heure de la session.
L'étudiant concerné recevra un email automatique avec les nouvelles informations de session.