Aujourd’hui nous suivons plusieurs éléments clés du mentorat qui permettent de fournir un service de qualité. Ces indicateurs permettent de comprendre les difficultés rencontrées par les étudiants, et de vous accompagner dans votre rôle de mentor.
Table des matières
Vos engagements
Le respect de vos engagements
OpenClassrooms tend à fournir à ses apprenants un niveau de services optimal qui remplit les critères de professionnalisme, de savoir-faire technique, de pédagogie.
En tant que mentor, vous représentez un modèle pour les apprenants : vous faites le pont entre la formation et le monde professionnel, et préparez des apprenants pour leur future carrière. Les apprenants apprennent en vous observant, votre attitude se doit donc d'être exemplaire, que ce soit en termes de communication, d'organisation, de fiabilité.
Quelles sont les attentes des apprenants lors de la session de mentorat ? Comment s’assurer que les engagements sont bien respectés ? Quels sont les faux-pas récurrents à éviter ?
Vous trouverez plus de détails ci-dessous sur les engagements et attentes en matière de qualité dans le respect du cadre proposé par OpenClassrooms pour le suivi des apprenants.
Fournir un environnement professionnel et une posture exemplaire
Il est important d’adopter une attitude courtoise, discrète et attentive à l’égard des apprenants et d’OpenClassrooms. À titre d’illustration, nous vous conseillons de :
- Demander l’accord des apprenants pour le tutoyer lors de la session de découverte ;
- Respecter le cadre professionnel :
- Une connexion internet stable (Comme stipulé dans l’article 4.2.2. de votre contrat : “[…] Le PRESTATAIRE confirme qu’il dispose en son nom : d’une connexion internet stable […]”) ;
- Une qualité audio optimale ;
- Une qualité visuelle stable ;
- Un ordinateur qui possède une webcam fonctionnelle ;
- Un environnement calme et sans interférences ;
- Une tenue vestimentaire adaptée ;
- Un décorum adapté à la mission.
En cas de doute, voici quelques ressources complémentaires :
- Vous pouvez nous contacter ;
- Regarder la vidéo ci-dessous ;
- Consulter le cours ;
- Lisez cet article.
Ponctualité et fiabilité dans l’organisation des sessions
Vous vous êtes engagé(e) à accompagner les apprenants tout au long de leur parcours, pour les mener jusqu’à la diplômation. Vous êtes le premier témoin de l’assiduité et de la progression pédagogique. Les apprenants ont une obligation de suivre les sessions chaque semaine, les sessions servent à :
- Débloquer d’éventuelles difficultés ;
- Faire un point sur leur progression ;
- Demander conseil.
Les absences, retards et reprogrammations de sessions de mentorat sont des problèmes récurrents que nous souhaitons prévenir.
Si vous avez une urgence, nous vous invitons à :
- Prévenir l'apprenant et vous excuser auprès de lui/elle ;
- Proposer à l'apprenant une nouvelle date/heure, de préférence la même semaine.
En cas d'indisponibilité, n'hésitez pas à consulter notre article dédié.
Toute session planifiée doit être réalisée. Pour rappel, vous pouvez synchroniser votre calendrier OpenClassrooms avec votre agenda personnel. Pour en savoir davantage, rendez-vous sur cet article.
Présence active et expression orale adaptée
Il est important d'utiliser un ton, une expression orale adaptée et maîtrisée : faire preuve de retenue et d'esprit constructif, l'expression de vos suggestions d’amélioration lorsque vous communiquez à vos apprenants et sur les réseaux sociaux par exemple. Le style de langage se doit d’être adapté à votre interlocuteur. Nous vous encourageons également à faire preuve de civisme : tact et politesse en toute circonstance.
Réaliser les sessions sur notre outil de visioconférence
Chaque session et mentor et soutenance doit être réalisée en visioconférence via l'outil mis à disposition de la part d'OpenClassrooms. Pour aller plus loin, lire cet article.
Cet engagement fait référence à l'Article 4.2.4. de votre contrat “[…] le PRESTATAIRE s’engage à réaliser ses Séances de Mentorat et ses Sessions de Soutenance via l’outil mis à disposition par OPENCLASSROOMS (i.e; VONAGE)”.
Accompagnement organisationnel
L’activité de mentorat s’effectue en complément de votre activité professionnelle. Par conséquent, il se peut que les sessions soient effectuées durant le week-end ou le soir si cela convient aux deux parties et si le financement de l'apprenant le permet.
Si cela n'est pas le cas, les mentors et/ou apprenants pourront demander une nouvelle attribution. Les règles peuvent être différentes pour les apprenants en alternance ou financés par un programme social. Plus de détails dans l’article dédié.
Validation des sessions sous 48h
Un compte-rendu complété au plus tard dans les 48h après la session est indispensable pour justifier la présence de l'étudiant, et cela permet également à nos équipes de suivre sa progression.
N'hésitez pas à consulter notre article dédié si besoin.
Comptes rendus complets, personnalisés, cohérents
Des alertes sont générées pour avertir des comptes-rendus vides. Des oublis récurrents constituent un manquement à la qualité attendue telle que définie dans le cadre contractuel.
La mise en relation avec les apprenants
Nous vous demandons de contacter vos nouveaux apprenants sous 48 heures après leur attribution. Pensez à vérifier vos emails pour être proactif et proposer un premier rendez-vous.
Rigueur, prévenance et alertes
S’il y a des retards éventuels ou incidents qui ralentissent significativement la progression des apprenants (manque de préparation de session, points bloquants, organisation et planification difficiles, motivation en berne), nous sommes là pour vous accompagner.
Autrement dit, aucune obligation de nous alerter systématiquement lorsqu’un apprenant prend du retard puisque c'est une donnée que nous mesurons en temps réel, sauf si la situation est alarmante. Aussi, voici les cas dans lesquels il est important de nous contacter :
- Dans le cas d'une session non planifiée, merci de nous contacter pour nous informer du contexte de cette non planification. Nous devons pouvoir justifier ce type de situation auprès de nos partenaires financeurs ;
- Si un apprenant a un retard inquiétant avec une perte de motivation, un manque d’implication ;
- Si des annulations ou retards aux sessions se répètent mais aussi au bout de deux absences consécutives (les apprenants ont 48h pour justifier leur absence auprès de nos services) ;
- Enfin, lorsqu'un risque d’abandon est détecté.
Dans le cas d'une session non planifiée, nous vous recommandons de nous contacter si la situation se répète deux fois de suite, pour nous informer du contexte de cette non planification. Nous devons pouvoir justifier ce type de situation auprès de nos partenaires financeurs.
Voici plus précisément, selon les situations, qui doit nous contacter :
| Responsabilité du mentor | Responsabilité de l’apprenant |
|
Absence ces prochains jours (hôpital, en deuil, autre) |
Besoin de ressources en plus pour avancer |
| Retard important | Demande de 2 sessions par semaine |
| Manque de respect | Questions administratives / support |
| Cas de plagiat / doutes | Spécificités RQTH |
|
Circonstances exceptionnelles (décès, hospitalisation brutale, autre) |
Est malade, se questionne sur les congés |
| Désengagement de l’apprenant (retard) | |
| Risque d’abandon / baisse de motivation |
Gestion des absences absences
Plus précisément, concernant les absences, la règle générale est la suivante : OpenClassrooms ne peut prévenir l'organisme de financement uniquement après deux absences consécutives injustifiées.
Voilà comment cela se passe de notre côté, lorsque vous nous remontez une absence :
- Nous constatons que l'absence est justifiée, une note est alors ajoutée au tableau de bord de l'apprenant par son conseiller pédagogique ; vous saurez ainsi combien de temps votre apprenant est absent. Dans ce cas, pas de sessions à planifier pendant la durée de l'absence ;
- Nous n'avons pas d'indications, l'absence est injustifiée. Voici ce que nous vous proposons :
- 1. Relancer votre apprenant et planifier une nouvelle session. Ainsi, l'apprenant reçoit un rappel par email avant sa session ;
- 2. Si les absences persistent, merci de toujours le noter “Absent” aux sessions de mentorat et de nous contacter au bout de deux absences consécutives.
🎯 après une première absence et sans indication de notre part, vous pouvez planifier cette deuxième session. C'est après ces deux absences consécutives que nous nous pouvons alors contacter l'équipe des conseillers pédagogiques. Le seul moyen que nos équipes ont pour alerter les organismes de financement est de justifier de deux absences consécutives :
- Soit votre apprenant revient après ces deux semaines, alors nous obtenons un retour de l'apprenant et les sessions reprennent ;
- Soit nous ne parvenons pas à avoir de ses nouvelles et nous procédons à son exclusion de la formation sous un délai d'une semaine.
Dans tous les cas, nous vous invitons à consulter le tableau de bord de l'apprenant car les conseillers pédagogiques ajouteront une note en commentaire privé afin de vous tenir au courant.
Session non-approuvées, sessions non-conformes
Une session non-approuvée constitue un manquement contractuel s'il est répété.
- Une session qui n’a pas été approuvée par un conseiller pédagogique par email ou via le tableau de bord de l'apprenant (en plus de la session à réaliser chaque semaine) ;
- Une session écourtée sans l’accord de l'apprenant (suite à un incident remonté par l'apprenant par exemple) ;
- Une session est notée comme complétée or l'apprenant a prévenu était absent lors de la session de mentorat. Plus de détail sur cet article.
Le prestataire est tenu de noter dans un cas exceptionnel si la session doit être reprogrammée, en priorité la même semaine ou dans un délai maximum de 10 jours (en le mentionnant dans le tableau de bord et en vous assurant que l'apprenant soit prévenu).
Procédure en cas de manquements aux obligations essentielles de votre contrat de prestations de services
Nous sommes vigilants à plusieurs signaux qui, mis ensemble, peuvent nous donner une vue plus fine de votre situation : le nombre de manquements aux obligations essentielles du contrat, les feedbacks négatifs des étudiants, leurs récurrences et les commentaires qui ont pu être formulés.
Dans ce cas, nous prendrons le temps de vous faire un retour par écrit ou par entretien visio pour vous donner des recommandations et pour identifier ensemble des solutions. Si les feedbacks négatifs sont récurrents malgré une première discussion il se peut que nous envisagions de mettre un terme à notre collaboration.
Les feedbacks des apprenants sont un moyen d'analyser les retours et d'obtenir une appréciation de la qualité des sessions de mentorat. Vous trouverez plus de détails dans l'article dédié.
La progression de vos apprenants
La progression des apprenants financés est calculée en fonction de plusieurs éléments :
- La durée de financement ;
- Le pourcentage de progression du projet en cours ;
- Le temps approximatif prévu pour chaque projet ;
- Le nombre et la durée des projets déjà validés.
Vous pouvez voir la progression exacte de votre apprenant et la comparer à sa progression attendue depuis son tableau de bord.
Il sera important de mettre à jour la progression des apprenants, après chaque session, c'est un indicateur suivi par nos conseillers pédagogiques. Les alertes sur la progression ne sont pas nécessaires à transmettre, sauf en cas de risque d'abandon élevé.